档案管理工作目前存在的问题
  • 1.1 规范标准问题
  • 1.1.1 缺乏统一的电子文件管理规范和标准
  • 许多单位的档案管理还停留在纸质资料的管理，随着信息化应用的突飞猛进，越来越多的电子文件出现在工作当中，电子文件如何管理，和原来的纸质资料如何对应，对档案管理部门都是新的课题
  • 1.1.2 分类标准、全宗、档号规则、著录项、档案范围无统一规定
  • 手工作业存在效率低、工作置大，很多单位甶于入手问题没有对档案进行统一管理，没有对档案进行分类、编目.
  • 1.1.3 密级划分不严格
  • 档案中的信息或多或少反映了一个组织机构的运作、经营状况，有些是属于国家秘密或商业秘密的范畴,如果不对档案进行密级划分，进行有计划的保密管理,有些损失将难以估量
  • 1.2 管理体系问题
  • 1.2.1 缺乏全生命周期的管理
  • 手工记录难以适应海置信息的新建、更新和销毀，所以手工档案管理主要集中在档案产生的初期，后期因工作量、人手问题一般关注较少。后期管理不到位，容易造成档案流失、泄密等严重事件
  • 1.2.1 未与产生电子文件的相关系统进行集成
  • 大部分行政、经营和事业实体都或多或少有信息化应用，献部分没有覆盖档案管理全过程.电子与实体管理脱节。信息系统产生的大量文件没有和纸质的档案文件相对应，信息的准确性、唯一性和统一性难以保证.最突出的例子就是一份资料难以确保是唯一正确的
  • 1.3 管理利用问题
  • 档案价值利用不够充分
  • 纸质借阅率较低，基本无法进行电子借阅
  • 编研工作量大，素材收集不全面
  • 统计工作繁重
  • 无法对档案管理工作进行全面的支持
  • 仅停留在条目级管理
  • 无法进行全文查询
  • 速度慢
  • 不提供离线支持
  • 1.4 安全问题
  • 安全性差，无法进行安全分级管理
  • 缺乏有效的权限控制机制，权限处于失控状态，一旦发生问题难以回溯
  • 工作量大，未对档案密级进行关注
    解决方案
  • 2.1 解决思路和方法
  • 2.1.1建立有效的档案管理体系构架
  • 流程可控
  • 管理工作甶信息系统辅助，工作步骤、方法甶系统流程带动，工作全面向规范化、标准化转化
  • 信息可控
  • 由系统流程对信息流动进行把控，有效利甩信息门户概念，防止不合规范的信思流动，一旦出现问题、失误，有充足的系统记录信息对事故进行回溯，可有效划分职责，建立权威的管理体系
  • 层次可控
  • 从各个居面对信息、流程进行管控，有效划分职能、功能、权限，可以有效杜绝信患泄露，提离整个系统的安全性、可靠性
  • 2.2 功能实现和应用
  • （略）
  • 2.3 应用前后对比
  • 2.3.1 工作效率
  • 查询效率明显提高。以前纸质档案无法记录海量资料的位置信息，查找一份档案耗时长，工作量大，现在只要两三分钟即可取阅目标资料
  • 2.3.2 规范性和准确性
  • 杜绝了档案缺漏.应用前无法跟踪任一份档案、一张资料的去向，遗失无法及时获知.应用后检阅方便，档案中有清单辅助，电子文件对应，借助编码很快能得知资料缺损状况，单独的文件资料即使和所属档案分离也容易立即归位
  • 2.3.3 档案应用
  • 借阅查词方便。可以用理论上任意组合条件查询出档案及档案中内容，这是应用前手工翻阅无法比较的